Une AERL, comme toute EIRL, a l’obligation de déposer ses comptes annuels, au RSEIRL. Aussi, une AERL cumule les obligations comptables simplifiées des auto-entrepreneurs avec l’obligation de présenter un état de son patrimoine affecté en fin d’année.

Obligations comptables des auto-entrepreneurs

Les obligations comptables et déclaratives des auto-entrepreneurs sont simplifiées de manière à :
– Ne pas obliger l’auto-entrepreneur à avoir recours à un expert-comptable. L’objectif du statut d’auto-entrepreneur est de permettre le développement d’activités secondaires notamment, par des salariés, des retraités..., activités qui n’ont pas l’obligation d’être économiquement performantes. Les coûts fixes liés à la création d’une entreprise ont donc été supprimés, les cotisations minimum de l’entrepreneur en particulier. Dans le même esprit, le coût comptable se devait d’être nul.
– Permettre à l’auto-entrepreneur d’anticiper aisément le montant de ses cotisations sociales calculées sur la base du chiffre d’affaires encaissé et non du résultat de l’auto-entreprise.

Factures auto-entrepreneur

Un auto-entrepreneur doit émettre des factures selon les règles en vigueur (voir modèle de facture) sans aucune mention à la TVA non appliquée (si ce n’est pour indiquer que l’auto-entrepreneur relève justement du régime de la franchise en base de TVA).

Registre des recettes auto-entrepreneur

Tout entrepreneur doit tenir un registre des recettes qui indique chronologiquement l’origine des recettes et le mode de paiement du client. Ce registre des recettes est le document qui sera systématiquement demandé lors d’un contrôle fiscal ou d’un contrôle social puisque tous les prélèvements libératoires de l’auto-entrepreneur dépendent entièrement du chiffre d’affaires encaissé, autrement dit des recettes de l’auto-entrepreneur. Il est donc indispensable de pouvoir faire un lien entre ce registre des recettes et les factures émises.

Exemple de registre des recettes

Registre des achats auto-entrepreneur commerçant

Seuls les auto-entrepreneurs qui exercent une activité d’achat-revente ont l’obligation de tenir un registre des achats. Les auto-entrepreneurs artisans, professions libérales ou agricoles n’ont donc pas l’obligation de tenir ce registre des achats.

Les auto-entrepreneurs commerçants en revanche ont l’obligation de lister leurs achats par ordre chronologique, en précisant pour chacun le mode de règlement choisi. Il doit être possible de relier ce registre des achats aux pièces justificatives c’est à dire aux factures d’achat (par un numéro interne à l’entreprise par exemple) de l’AERL.

Exemple de registre des achats

Obligations comptables AERL

Compte bancaire dédié à l’AERL

L’entrepreneur doit obligatoirement ouvrir un compte bancaire professionnel dédié aux activités de son AERL.

Dépôt comptes annuels AERL

Toute AERL a l’obligation de déposer des comptes annuels au registre auquel sa déclaration d’affectation initiale a été déposée (registre spécial RSEIRL tenu au greffe du tribunal de commerce).

En réalité, pour une AERL, ces acomptes annuels ne sont pas une synthèse de leur comptabilité comme des états financiers (bilan, compte de résultat et annexes qui sont édités par le logiciel comptable utilisé et correspondent à l’ensemble des écritures comptabilisées durant l’année). En effet, la comptabilité simplifiée de l’auto-entrepreneur ne permet pas de créer un lien entre le patrimoine affecté à l’AERL et les opérations comptabilisées, notamment car les obligations comptables de l’auto-entrepreneur ne prévoient pas un suivi :
– des immobilisations (fonds de commerce, logiciels, matériel bureau et informatique...)
– des créances clients car seuls les encaissements sont mentionnés dans le registre des recettes,
– des capitaux propres (réserves en particulier) et des dettes à long terme (emprunts, comptes courants...)
– des dettes fournisseurs puisque seuls les factures payées figurent dans le registre des achats (obligatoire pour les commerçants uniquement).

Aussi, les comptes annuels de l’AERL à déposer se limitent à une actualisation de sa déclaration d’affectation, document comptable simplifié à établir en date du 31 décembre de chaque année et qui actualise les informations fournies par l’AERL lors du dépôt de sa déclaration d’affectation initiale.
Sur le modèle de l’état descriptif du patrimoine complété dans la déclaration d’affectation de l’AERL, l’entrepreneur doit indiquer en date du 31 décembre de chaque année :

• Les éléments d’actif de l’AERL, en indiquant la description de chaque actif et sa valeur affectée.
• Les caractéristiques de chaque actif dans une fiche (en regroupant les biens de même nature ou relevant d’un même ensemble dont la valeur unitaire n’excède pas 500 euros) comprenant :
  • une description du bien affecté,
  • la valeur estimée du bien, en retenant la valeur vénale pour les biens d’occasion,
  • la nature (détenu en pleine propriété, bien commun ou bien indivis),
  • la qualité, bien neuf ou bien d’occasion,
  • la quantité, notamment pour les biens de même nature ou composant un même ensemble et dont la valeur unitaire reste inférieure à 500 euros,
  • la valeur déclarée, reprenant ou non la valeur estimée par un expert pour les biens d’une valeur supérieure à 30.000€,
  • l’état les sûretés éventuelles grevant le bien.
• Les annexes qui complètent l’affectation de ces actifs (rapport d’évaluation du professionnel qui a estimé les biens d’une valeur supérieure à 30.000€, accord du conjoint pour les biens communs, accord des coïndivisaires pour les biens indivis, état des créances ou des stocks...)
• Les éléments de passif en précisant la description de chaque poste du passif (emprunts bancaire, dette fournisseurs, dette sociale, dette fiscale...) et son montant.

Le dépôt de ce document comptable simplifié doit intervenir dans les 6 mois qui suivent la fin de l’année concernée et a un coût de 5 euros.

En l’absence de dépôt, tout intéressé (créancier en particulier) peut saisir le président du tribunal qui enjoindra alors à l’AERL, sous astreinte, de déposer ses comptes annuels.